Als Tobias Scherf im November 2020 die Bürgermeisterwahl in der Hansestadt Warburg gewann, stand für ihn sehr schnell fest: Um den malerischen Ort – besonders in den Bereichen Tourismus und Wirtschaft – weiterentwickeln zu können, müssen neue Mitarbeiter für Kommunikation und Event eingestellt werden. „Wir haben eine tolle Natur, eine historische Innenstadt und auch an Festen einiges zu bieten. Leider“, beschreibt der Kommunalpolitiker, „war und ist das aber noch nicht überall bekannt.“ Die Konsequenz aus der fehlenden Publizität war für den Bürgermeister somit schnell klar: Unmittelbar nach Amtsbeginn wurde der Stellenplan um eine Planstelle für Tourismus und Event erweitert. Doch damit nicht genug: Weil der Bürgermeister parallel auch die Wirtschafts- und Bürgerkommunikation verbessern wollte, entstand auch noch eine Stelle im Kommunikationsmanagement. Hier sollte die Aufgabe neben der PR-Arbeit auch die interne Kommunikation sein. Beide Stellen wurden der vorhandenen Wirtschafts-Förderung zugeordnet und dessen Leiter eng in die Ausschreibungen und den Auswahlprozess einbezogen. Im Frühjahr 2021 wurde die Ausschreibung über die Homepage der Gemeinde, über Lokalzeitungen sowie über die Plattform Interamt publik gemacht.
Viele gute Bewerbungen
War die Zahl der Bewerbungen auf die beiden Stellen zunächst etwas verhalten, stieg diese im Laufe der Zeit massiv an. „Nachdem die Meldefrist abgelaufen war“, erläutert Rüdiger Wiemers, verantwortlich für die Personalarbeit bei der Hansestadt Warburg, „lag die Zahl der eingegangenen Meldungen bei fast 70. Davon ausgehend, dass eine Bewerbung noch etwa fünf Arbeitsnachweise, Zeugnisse und Arbeitsproben enthielt, waren also rund 350 Dokumente zu sichten und zu bewerten. Für die Personalabteilung in Warburg war dies eine echte Herausforderung – nicht nur in zeitlicher Hinsicht, sondern auch auf inhaltlicher Seite. „Wir mussten“, erläutert Wiemers „viele Fachinformationen prüfen, die im Zusammenhang mit Marketing und Medienarbeit standen“. Viele davon waren den Verantwortlichen in Warburg dabei nur bedingt oder gar nicht bekannt. Beispiele hierfür waren unter anderem die Namen von Software-Programmen zur Gestaltung von Homepages oder die Ausrichtung von Medien-Studiengängen. Wiemers: „Allein die Recherche hätte uns viel Zeit gekostet. Externe Hilfe war darum sehr willkommen.“
Hohe Anforderungen an Bewerberinnen und Bewerber
Unterstützung von außen zu nutzen, machte aber auch aus einem anderen Grund Sinn: Auf die beiden ausgeschriebenen Stellen hatten sich auch mehrere Personen mit großer persönlicher Nähe zur Hansestadt Warburg sowie einige Bewerberinnen und Bewerbern mit Schwerbehinderung beworben. Die Prüfung der Unterlagen und die nachfolgende Entscheidung stand somit unter hoher Beobachtung durch die Öffentlichkeit. Bürgermeister Scherf: „Als wir uns mit diesen Rahmenbedingungen beschäftigten und deren Folgen abschätzten, war uns sehr rasch klar: „Wir nehmen Kontakt zu einer externen Agentur auf und klären, ob und wie diese uns bei der Personalauswahl helfen kann.“ Die Adresse von ASARIKOM – Beratung für Städte und Gemeinden erhielt Scherf von einem befreundeten Bürgermeister, bei dem die Agentur bereits zuvor Personalauswahlverfahren, darunter auch im Auszubildenden-Bereich, umgesetzt hatte.
Personalvorauswahl
Als sich die Vertreter der Hansestadt Warburg wenige Tage später mit Vertretern von ASARIKIOM über die Formen der Zusammenarbeit austauschten, kam es rasch zu einer Einigung und Auftragserteilung. Scherf: „Die Agentur konnte viel Erfahrung im Bereich von Kommunen sowie in der Betreuung von Wirtschaft und Industrie vorweisen. Sie überzeugte uns, die dort üblichen und anerkannten Personalauswahlverfahren, also zum Beispiel Assessment Center auch in Warburg anzuwenden. Wir spürten sehr rasch, dass wir von der externen Unterstützung stark profitieren konnten und schlossen einen Dienstleistungsvertrag mit der Agentur.“ Dessen Inhalte sahen dabei mehrere, nacheinander umzusetzende Maßnahmen vor, als erstes die Bewerbervorauswahl. ASARIKOM erhielt dafür online von der Stadt alle vorhandenen Bewerbungen und prüfte diese inhaltlich auf Übereinstimmung mit den in den Stellenausschreibungen benannten Anforderungen. Weniger abstrakt formuliert hieß das: Die Personalberater von ASARIKOM lasen und sichteten Universitätsabschlüsse, Zertifikate, Weiterbildungs-bescheinigungen sowie Arbeitszeugnisse. Einfluss auf die Prüfung nahmen außerdem Faktoren, die eine Bevorzugung gegenüber anderen Kandidatinnen oder Kandidaten bei gleicher Qualifikation erforderten. Am Ende stand eine Kandidatenliste, die von der Agentur nach Warburg übermittelt und dort einer finalen Prüfung unterzogen wurde.
Dokumentation mit Hilfe von Farben
Besonders wichtig war bei dieser Kandidatenliste die Begründung der Reihenfolge. Sie musste so gestaltet sein, dass sie späteren Prüfungen im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz standhielt. Mit anderen Worten hieß das: Es musste klar nachweisbar sein, warum eine Person in die engere Auswahl kam, eine andere nicht. Möglich machte dies eine detaillierte Dokumentation anhand einer Farbskala. Grün hieß: Diese Punkte passen zu den genannten Anforderungen der Stellenausschreibung und qualifizieren den Kandidaten oder die Kandidatin besonders. Rot besagte: Diese Punkte sprechen gegen den Kandidaten oder die Kandidatin. Blau bedeutete: Es lässt sich aus den Unterlagen keine Aussage treffen, da entsprechende Nachweise nicht vorgelegt wurden. Scherf: „Durch das Outsourcing dieses Verfahrens an die externe Agentur gewannen wir Zeit und Ressourcen im Rathaus. Wir konnten diese für andere Dinge nutzen.“ Dazu gehörten zum Beispiel andere Personalauswahlverfahren, die gleichzeitig abliefen und betreut werden mussten.
Assessment Center
Nachdem die Bewerbervorauswahl abgeschlossen und die Kandidatenliste finalisiert war, startete die zweite Phase der Mitarbeiterfindung. Wie mit ASARIKOM vereinbart bestand diese aus der Umsetzung zweier stellenbezogener Assessment Center. Wiemers: „Das Konzept sah vor, dass die jeweils zehn besten Bewerber und Bewerberinnen des Rankings ihre fachlichen Fähigkeiten bei einer persönlichen Begegnung unter Beweis stellen sollten.“ Die Kandidaten und Kandidatinnen wurden dazu nach Warburg eingeladen und aufgefordert, zu diesem Termin bereits PR- und Event-Kurz-Konzepte als Teil des Assessment Centers mitzubringen. Am Tag des Assessment Centers selbst erstellten die potenziellen PR-Manager außerdem Presse-Texte, prüften bestehende Artikel auf Orthografie und stellten sich einer Gruppendiskussion, in der es um die Bedeutung sozialer Medien für eine Kommune ging. Die vergleichbaren Aufgaben für die Kandidatinnen und Kandidaten im Bereich Event sahen unter anderem die Umsetzung einer Fest-Planung und eine fiktive Anhörung beim Gemeinderat vor. Die gesamte inhaltliche Vorbereitung der Fragen und die organisatorische Umsetzung des Assessment Centers wurden von ASARIKOM übernommen und das Vorgehen umfangreich erläutert. Wiemers: „Wir mussten als Bewertungs-kommission nur zum vereinbarten Zeitpunkt vor Ort sein und konnten direkt auf die notwendigen Dokumente zugreifen.“ Dies galt auch für die Bewertung der Teilnehmer und Teilnehmerinnen am Assessment Center. Alle Beteiligten der mehrköpfigen Auswahlkommission erhielten ein vorbereitetes Dokument, in dem sie den Bewerberinnen und Bewerbern in unterschiedlichen Kategorien zwischen einem und fünf Punkten geben konnten. Nach Abschluss der verschiedenen Aufgaben wurden die Dokumente eingesammelt und von ASARIKOM ausgewertet.
Vorstellungsgespräche
Den dritten Teil des Auswahlverfahrens stellte schlussendlich ein Vorstellungsgespräch mit den vier besten Bewerberinnen und Bewerbern eines jeden stellenbezogenen Assessment Centers dar. Insgesamt wurden also acht Gespräche geführt. Wie bei allen Maßnahmen im Rahmen der Personalauswahl wurde auch bei diesen auf absolute Transparenz und Gleichartigkeit geachtet. Konkret hieß das: Der Moderator von ASARIKOM, der die Gespräche führte, achtete akkurat darauf, dass die Fragen an die Bewerber und Bewerberinnen in komplett gleicher Weise formuliert wurden. Auch bei den Vorstellungsgesprächen fungierte ein von ASARIKOM vorbereiteter Bewertungsbogen als Grundlage. Anhand dessen konnten die Bewertenden Punkte für das Auftreten, die Rhetorik sowie die Reaktion der Kandidaten und Kandidatinnen bewerten. Die höchste Punktzahl und ein nachfolgendes Gespräch unter den Bewertern führten schlussendlich zur finalen Auswahl und zum Angebot eines entsprechenden Arbeitsvertrages.
Ergebnis spricht für sich
Mehrere Monate, nachdem das Verfahren abgeschlossen ist, ist Bürgermeister Scherf überzeugt. „Nach dem umfangreichen Verfahren waren wir absolut sicher, die fachlich, aber auch menschlich besten Kandidatinnen bzw. Kandidaten für unsere leitenden Stellen gefunden zu haben – und zwar ohne den üblichen internen Aufwand.“ Die Erfahrungen im täglichen Arbeitsleben bestätigen heute den guten Eindruck des Verfahrens. Die ausgewählten Personen passen nicht nur gut zur Belegschaft, sondern zeichnen sich auch genau durch die Qualifikationen aus, die für die erfolgreiche Umsetzung der Aufgaben notwendig ist. Scherf: „Aufgrund des guten Ergebnisses werden wir immer wieder darüber nachdenken, Auswahlverfahren nach außen zu vergeben und Hilfe von ASARIKOM in Anspruch zu nehmen.“