Personalarbeit der Zukunft
Wie Industrie, Handel und Dienstleistung stehen auch Städte und Gemeinden vor massiven Veränderungen im Bereich des Personalwesens. Zu den Merkmalen dieser Transformation gehören:
- ein immer höheres Durchschnittsalter der Belegschaft,
- sinkende Zahl junger Menschen, die dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen,
- fehlendes Wissen der jungen Generation über die Arbeit in Kommunen, dadurch falsche Vorstellung von den Tätigkeiten,
- deutlich höhere Erwartungen der MitarbeiterInnen an Arbeitsplatzausstattung, flexible Arbeitszeitgestaltung und Incentives,
- gezielte Gleichstellungspolitik und Frauenförderung,
- stetig steigende, inhaltliche Anforderungen an die Belegschaft, zum Beispiel durch Digitalisierung, Ökologie oder die veränderte Einwohnerkommunikation,
- immer größere Schwierigkeiten, geeignete MitarbeiterInnen medial zu erreichen und über offene Stellen zu informieren,
- fehlende Erfahrung in Personalauswahlverfahren wie zum Bespiel mit Assessment Centern,
- nur eingeschränktes Wissen über Themen wie zum Beispiel Employer Branding, Funnels oder Job Trust Building.
Wir von ASARIKOM – Beratung für Städte und Gemeinden unterstützen Führungskräfte in Kommunen und kommunalen Betrieben gezielt bei der Lösung der vorgenannten Herausforderungen. Und zwar aktiv, leidenschaftlich und inhaltsstark. Wir plädieren dafür, die Veränderungen im Personalbereich nicht als Belastung, sondern als Chance zu sehen. Unsere Erfahrungen zeigen: Gelingt es, die Personalarbeit ein wenig neu auszurichten, hat dies durchgreifenden Erfolg für die gesamte Leistungsfähigkeit einer kommunalen Einrichtung.
Zu unseren Dienstleistungen im Bereich der Personalarbeit für Kommunen zählen konkret folgende Komponenten, die einzeln oder gebündelt abgerufen werden können.
Erstellung detaillierter Stellenbeschreibungen
Damit Prozesse in Verwaltungen leistungsstark und ohne Reibungsverluste funktionieren können, sind schriftlich formulierte Stellenbeschreibungen probate und in der Industrie seit vielen Jahren angewandte Verfahren. Zu unterscheiden sind diese von Stellenausschreibungen, die für die Gewinnung von Mitarbeitern verwendet werden.
Wir helfen kompetent bei der Planung, der inhaltlichen Vorbereitung und textlichen Gestaltung dieser Stellenbeschreibungen: Bei einer Zusammenarbeit mit ASARIKOM – Beratung für Städte und Gemeinden verfügen Sie am Ende über Dokumente, die unter anderem folgende Inhalte definieren:
- Welche generellen Bereiche der Verwaltung sind mit der Stelle verbunden?
- Welche täglichen, konkreten Aufgaben umfasst die Stelle?
- Welche Verantwortung und Weisungsbefugnis hat der/die StelleninhaberIn? Bis wohin geht diese Verantwortung?
- Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind mit der Stelle verknüpft?
- Wie ist die Stelle dotiert?
- Wem ist der/die StelleninhaberIn wie und wie häufig informationspflichtig?
Erstellung und Schaltung von Stellenausschreibungen und Stellenanzeigen
Damit potenzielle MitarbeiterInnen sich mit einer offenen Stelle auseinandersetzen und danach eine aussagekräftige Bewerbung schicken können, sind gut und gezielt formulierte Stellenausschreibungen von zentraler Bedeutung. Diese Anforderung gilt umso mehr, als sich durch neue mediale Kanäle auch komplett neue Ausschreibungsformen, z. B. Funnels, anbieten. Im Rahmen einer Zusammenarbeit mit ASARIKOM – Beratung für Städte und Gemeinden erhalten Sie die im Folgenden aufgelistete Unterstützung mit Mehrwert.
- Umfassende Beratung über die Ausgestaltung von Stellenausschreibungen
- Entlastung der eigenen Ressourcen durch komplettes Outsourcing des Projektmanagements
- Umfassende Beratung über die Kostenmodelle klassischer, aber auch moderner Medien, wie z. B. Indeed, Facebook oder Instagram
- Schaltung von Stellenanzeigen im Namen des Auftraggebers und dabei Nutzung möglicher Rabatte
- Umsetzung der Stellenausschreibungen mit direktem Bezug zu den Inhalten der vorhandenen Stellenbeschreibungen
- Umsetzung aller medialen Stellenausschreibungs-Varianten: von der klassisch, grafisch gestalteten Printanzeige für die Tageszeitung über Online-Informationen für die eigene Homepage bis hin zu Funnels für soziale Medien; Bewegtbildformen wie Image-Videos oder 360 Grad-Jobvorstellungen als zusätzliches Angebot
- An die Zielgruppe angepasste textliche und inhaltliche Gestaltung
- Wenn gewollt: Ansprechpartnerfunktion für Fragen der BewerberInnen
- Wenn gewollt: Entgegenahme von Bewerbungen
BewerberInnenvorauswahl
Bewerbungen entgegenzunehmen, zu sichten und zu bewerten, kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Dies gilt erst recht, wenn man auf die gesetzlichen Dokumentationspflichten und Antidiskriminierungsgesetze achten muss. Als Dienstleister übernehmen wir für Kommunen den gesamten Prozess der BewerberInnenvorauswahl wie im Folgenden konkret dargestellt.
- Gesamtes Projektmanagement
- Entgegennahme von online oder schriftlich eingereichten Bewerbungsunterlagen, z. B. über eine spezielle E-Mail- oder Postadresse
- Versendung von Eingangsbestätigungen an die BewerberInnen
- Ausführliche Prüfung der Unterlagen auf Übereinstimmung mit Stellenanforderungen sowie Prüfung der Vollständigkeit und Qualität der eingereichten Unterlagen (Qualifikation, Argumentation, Vollständigkeit, Aussagen in Zeugnissen, Bilder etc.)
- Erstellung und Übermittlung einer Empfehlungs-Rangliste der BewerberInnen an den Auftraggeber
- Begründung und Dokumentation der Bewertung unter Berücksichtigung von Gleichstellungs- und Antidiskriminierungsgesetzen
Konzeption und Umsetzung von Assessment Centern
Das Assessment Center ist in der Wirtschaft eine probate und gängige Methode, um die Qualifikation von BewerberInnen in der Praxis zu bewerten. Verstanden wird unter dem Begriff ein in der Regel mehrstündiges Verfahren, in dem typische Problemstellungen aus der Praxis simuliert werden. Aufgabe der TeilnehmerInnen ist es, diese zu bearbeiten und ihre eigenen Lösungen zu präsentieren. Elemente von Assessment Centern sind üblicherweise:
- Postkorbübungen (stressintensive Lösung vieler gleichzeitig anfallender Geschäftsvorfälle),
- Erstellung von Dokumenten, Texten, Konzepten, Präsentationen,
- Rollenspiele, um die Führungsfähigkeit herauszustellen,
- Moderationen oder Interviews.
Aufgrund des Praxisbezugs, vor allem aber aufgrund der maximalen Vergleichbarkeit der Lösungsansätze gelingt es, ein objektives Bild der Fähigkeiten eines Bewerbers oder einer Bewerberin zu erhalten. Der Informationsgewinn geht weit über die Umsetzung eines Vorstellungsgespräches hinaus.
In der Regel werden Assessment Center mit einer Bewertungsmatrix verknüpft. Das heißt: Entsprechend der erbrachten Leistung – zum Bespiel der Lösungskompetenz, der Herangehensweise oder der Umsetzung – werden Punkte verteilt. Nach Abschluss des Verfahrens besteht dann die Möglichkeit, die BewerberInnen anhand der vergebenen Punkte zu bewerten und ein objektives Ranking zu erstellen.
Im Rahmen der Assessment Center-Arbeit übernimmt ASARIKOM – Beratung für Städte und Gemeinden die folgenden Aufgaben.
- Inhaltliche und strukturelle Vorbereitung des Assessment Centers, angepasst an die Stellenanforderungen und persönlichen Erwartungen der Vorgesetzten
- Konzeption des Assessment Centers mit dem Fokus der Prüfung auf fachliche Qualifikation und Organisationsfähigkeit, z. B. in Projekten, Kommunikationsverhalten, Stress-Resistenz, Rollenverhalten
- Abstimmung und Finalisierung des Assessment Centers
- Erstellung der Prüfungsaufgaben und Vorbereitung aller benötigten Unterlagen für die Teilnehmenden
- Erstellung der Bewertungsmatrix für die Bewertenden
- Dokumentation der Ergebnisse
Moderation und Führung von Vorstellungsgesprächen
Um einer Auswahlkommission die Möglichkeit zu geben, sich ganz auf die Antworten der BewerberInnen zu konzentrieren, übernehmen wir auch die Moderation und Führung von Vorstellungsgesprächen. Unser besonderer Fokus liegt dabei auf einer Fragetechnik, die für viele BewerberInnen unerwartet und nicht planbar ist.
Im Rahmen der Moderation von Vorstellungsgesprächen übernimmt ASARIKOM – Beratung für Städte und Gemeinden die folgenden Aufgaben.
- Inhaltliche und strukturelle Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen, angepasst an die Stellenanforderungen und persönlichen Erwartungen der Vorgesetzten
- Bereitstellung von Fragen, die sich in Vorstellungsgesprächen bewährt haben
- Aufbau spezieller Fragen an die BewerberInnen in Abhängigkeit von der Stellenanforderung
- Erstellung der Bewertungsmatrix für die Bewertenden
- Dokumentation der Ergebnisse.
Dokumentation von Auswahlverfahren
Bewerbungen zu prüfen und die übermittelten Inhalte zu bewerten, ist heute mit deutlich höheren Anforderungen verbunden als noch vor einigen Jahren. Ursache hierfür sind unter anderem gesetzliche Vorgaben, mit denen Ungleichbehandlungen und Diskriminierungen vermieden werden sollen. Lassen sich diese nachweisen, können zum Teil erhebliche Strafen für den ArbeitgeberInnen drohen. Folge sind eine deutlich umfangreichere Dokumentationspflicht für die Personalabteilung, konkret der nachvollziehbare Nachweis, warum eine Person ausgewählt wurde, eine andere aber nicht. Unsere Beratung zeigt Ihnen, wie Sie Fehler bei der Dokumentation der BewerberInnenauswahl vermeiden.